Para quem tem uma empresa e trabalha com as questões trabalhistas, o eSocial pode não ser um completo estranho. No entanto, para muitos empregadores iniciantes, esse termo pode ser completamente novo. Quando o empregador precisa reportar todas as obrigações legais dos seus funcionários para o Governo Federal, o trabalho é grande. São diversos documentos, datas, maneiras de preenchimento e organização. Para isso, o empregador precisa da ajuda do contador e muitos prazos devem ser levados em consideração. No final, o serviço é desgastante e burocrático, até mesmo para os órgãos fiscalizadores.

            É nesse contexto que o eSocial surge como uma solução inovadora e prática para empregadores, empregados, contadores, gestores e repartições do governo. E nesse artigo, você irá descobrir tudo o que precisa saber sobre o eSocial. Aspectos sobre o que é o eSocial, como ocorre o seu funcionamento, as obrigações legais unificadas, como preencher o eSocial, quem recebe o eSocial e as suas vantagens serão explicados. Confira tudo a seguir!

O que é o eSocial?

            O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas instituído pelo decreto nº 8373/2014. Esse sistema inovador foi criado pelo Governo Federal Brasileiro para facilitar e agilizar a prestação de contas de uma série de obrigações legais previstas pelo Ministério do Trabalho. Em outras palavras, isso significa que diversas normas reguladoras de contribuições trabalhistas, folha de pagamento, escrituras fiscais, informações do FGTS dentre outros serão comunicadas ao Governo através de um sistema eletrônico unificado.

            Assim, imagine que você tenha que organizar diferentes documentos em papel para o registro e pagamento dos seus funcionários. Mesmo que você conte com o apoio de um escritório de contabilidade, você ainda precisa enviar, anotar e gerir diferentes informações. Tudo isso leva tempo, pode ser caracterizado como um processo burocrático e custa dinheiro. Com o eSocial, todos esses documentos podem ser registrados e gerados via internet através de uma plataforma online e unificada, onde diversos órgãos gestores do Governo Federal terão acesso às informações.

            Dessa maneira, um incrível banco de dados é criado com uma administração única, mediante o seu registro como empregador na plataforma. Imagine como isso facilitará a sua vida. O eSocial é então, uma solução para diversos problemas burocráticos, de tempo e dinheiro que envolve as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas

Como funciona o eSocial?

Agora que você já entendeu o que é o eSocial, também é importante saber como ele funciona. A obrigatoriedade de usar o sistema do eSocial está prevista para grandes e médias empresas, através da resolução nº 02/2017 (com atualizações até 05/10/2018) formulada pelo Comitê Diretivo. Na imagem acima você poderá conferir todas as datas mais importantes. Por exemplo, desde janeiro de 2018 o cadastro de empregador e tabelas no eSocial passou a ser obirgatório para grandes empresas. Por outro lado, desde julho de 2018 o cadastro de empregador e tabelas no eSocial passou a ser obrigatório para os demais tipos de empresas.

            Assim, o eSocial funciona como uma plataforma online de unificação de documentos eletrônicos da sua empresa em relação aos empregados. Atualmente, todos as informações que são unificadas pelo eSocial já estão sendo coletadas por outros meios, em documentos em papel e em diferentes vias. O registro por meio digital facilitará todo o processo. Reunir todos esses dados no mesmo local parece ser a forma mais inteligente de gestão trabalhista.

            Além disso, existem algumas informações que são registradas de maneira redundante, com difícil coleta ou que poderiam ser aproveitadas por diferentes documentos. Por isso, unificar tudo no eSocial é uma excelente estratégia para agilizar a rotina burocrática dos dados trabalhistas.

            Após o registro dos dados no sistema, o empregador será responsável por enviar periodicamente as informações das obrigações legais ao Governo Federal. Nesse sentido, é muito importante que a sua empresa registre todos os dados da maneira correta e envie no sistema. Em outras palavras, o eSocial simplifica para você o registro de dados importantes para contribuições fiscais, previdenciárias e trabalhistas da sua empresa.

Quais obrigações legais o eSocial unifica?

            Uma das grandes vantagens do eSocial é a unificação de diversas obrigações legais que antes eram reportadas separadamente. Assim, através desse novo sistema, você como empregador passará a reportar ao Governo Federal 15 obrigações legais de maneira unificada. Confira a seguir a lista completa:

1. GFIP –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
2. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
3. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
4. LRE –  Livro de Registro de Empregados
5. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
6. CD –  Comunicação de Dispensa
7. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
8. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
9. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
10. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
11. QHT – Quadro de Horário de Trabalho
12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
13. Folha de pagamento
14. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
15. GPS – Guia da Previdência Social

Como o empregador deve preencher o eSocial?

            No site oficial do Ministério do Trabalho, existe uma seção destinada para o eSocial. Em caso de dúvidas você como empregador poderá acessar o site e ler o documento na íntegra. Assim, o empregador é responsável por conhecer as necessidades de registro do sistema.

            De uma maneira geral, o empregador deverá ter um acesso no eSocial, registrando os seus dados de empregador e verificando as informações nas tabelas do empregador. Existem algumas alterações, validades e exclusões que precisam ser verificadas. Além disso, deverão ser registrados os dados dos empregados e também dos trabalhadores sem vínculo, atentando para as informações contratuais, aviso prévio e folhas de pagamento. Confira a seguir o fluxograma resumindo essas informações e que está disponível no site do Ministério do Trabalho.

Quem recebe o eSocial?

            Como se trata de um sistema unificado, os órgãos fiscalizadores responsáveis por cada uma das 15 obrigações legais poderão receber os dados e informações do eSocial. Esse fato irá facilitar processos e diminuir as burocracias. Assim, de uma maneira geral, o banco de dados será administrado pelo Governo Federal.

            De acordo com o site do Ministério do Trabalho, o sistema eSocial é resultado das articulações de diversos órgãos do Governo Federal Brasileiro como a Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, a Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e o Ministério do Trabalho – MTb. Assim, esses órgãos também terão acesso às informações desse sistema unificado.

            Com o eSocial, espera-se que mais de 40 milhões de trabalhadores sejam alcançados, contando ainda com o registro de mais 8 milhões de empresas e 80 mil escritórios de contabilidade.

Quais as vantagens do eSocial?

            O sistema eSocial chegou para facilitar a rotina de trabalho do empregador, empregados, contadores e órgãos fiscalizadores. Assim, esse sistema oferece grandes vantagens para a gestão e organização das obrigações legais mencionadas anteriormente nesse artigo. Em outras palavras, isso significa que muitas dores de cabeça e erros nos dados serão evitados. Confira a seguir a lista com algumas excelentes vantagens do eSocial:

• O eSocial unifica 15 obrigações legais;
• O eSocial simplifica os processos de gerenciamento das obrigações legais da sua empresa;
• O eSocial simplifica os processos de gerenciamento das obrigações legais para os órgãos fiscalizadores;
• O eSocial pode gerar ganho de produtividade nos processos;
• O eSocial diminuirá erros nos cálculos na geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos;
• O eSocial irá garantir uma maior segurança jurídica;
• O eSocial irá diminuir o tempo gasto com a formulação e entrega de 15 obrigações legais;
• O eSocial irá diminuir o dinheiro gasto com a formulação e entrega de 15 obrigações legais;
• O eSocial irá padronizar a formulação e entrega de 15 obrigações legais;
• O eSocial irá possibilitar o registro de novos empregados de maneira imediata;
• O eSocial irá integrar vários processos;
• O eSocial irá disponibilizar também de maneira imediata as informações pertinentes à todos os órgãos gestores necessários;
• O eSocial irá diminuir a burocracia, dentre outros.

            Por fim, com esse artigo esperamos que você tenha compreendido todos os aspectos do eSocial, esse sistema inovador instituído pelo Governo Federal e Ministério do Trabalho. Além disso, também esperamos que você evite multas trabalhistas e preencha corretamente o seu eSocial. Por isso, também esperamos que você e contrate o melhor serviço de soluções para a segurança do trabalho da sua empresa. Assim, entre em contato com a C.A. Soluções em Segurança do Trabalho para tirar todas as dúvidas sobre o eSocial. Nós queremos te ajudar a cumprir todas as novas normas do Ministério do Trabalho.

Deixe o seu comentário e compartilhes nas redes sociais para seus amigos e familiares que também precisam entender o que é o eSocial. E sempre acompanhe os conteúdos completos do nosso blog.

Referências:

Brasil, Ministério do Trabalho. Normas Regulamentadoras – NR. Disponivel em < http://trabalho.gov.br/seguranca-e-saude-no-trabalho/normatizacao/normas-regulamentadoras >.

Brasil, Ministério do Trabalho. eSocial. Disponivel em <https://portal.esocial.gov.br/institucional/manual-web-geral >.